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首頁采購管理平臺
采購管理平臺
一、項目背景

物資采購管理平臺是一個以物資采購流程信息管理為中心,對項目預算,物資采購流程,招投標,合同,物資到貨驗收,財務付款,信息歸檔等周期中所發生的各種事件進行跟蹤管理的信息平臺系統。

二、建設目標

   1、建立標準化的申請、采購,驗收、歸檔的物資采購流程
   2、利用云服務模式,為供應商開通信息接口,供應商可以在平臺內上傳企業信息及資質,并可以通過平臺獲取本院的需求及通知信息,平臺又可對供應商及其資質信息進行統一的系統管理。
    3、建立需求人員,需求管理部門,采購管理部門,供應商多方互動的采購信息管理平臺。
    4、建立滿足各方需求的信息處理分析平臺,需求人員可以隨時了解到采購流程的進度及資金需求,需求管理部門可以隨時了解本部門的采購進度及資金要求,采購部門掌控全院的采購需求,采購方式,進度等,供應商可以隨時了解本院的詢價及報價,中標的情況,發貨驗收記錄等信息。

   5、通過數據報表統計以表格,圖形化的表現形式滿足軟件中各角色對信息數據的分析處理需求。并可以導出相應的數據,滿足線下的管理需求。

   6以云服務模式開展采購,實現了同平臺進行內部管理和外部協作的高效電子采購,提升了工作效率和質量,大幅縮短了采購周期。

三、平臺架構

四、功能模塊
  4.1 平臺功能

模塊管理

子菜單

功能說明

系統管理

組織架構管理

設置本軟件所涉及的部門組織結構

用戶管理

管理所有用戶信息,登錄用戶名,用戶密碼等信息

角色權限管理

設置用戶的菜單權限,授權用戶的審批權限。

數據字典管理

設置錄入系統的數據選擇項

供應商管理

供應商分類

設置供應商類別

供應商信息管理

管理供應商的基本信息,如名稱,地址,聯系電話,聯系人,系統登錄用戶,密碼等

供應商交易記錄查詢

可以查詢到供應商的采購記錄,合同及訂單信息

供應商評價體系

對新供應商進行資質驗證管理,以及對現有供應商進行績效管理的功能 。每發生一筆交易,系統都會自動獲取并更新以下評價信息: 與基準價的偏差、 貨物遲交率 、 退貨率、 服務水平的違反率 等

預算管理

采購項目預算

需求部門根據“項目預算書”填寫預算

項目預算審批

經費管理部門對項目預算進行審批

采購管理

采購申請

需求部門提出采購申請,填寫采購預算來源(預算編號),技術參數,配置清單明細,數量,規格等信息,推薦供應商信息

采購申請審批

管理部門對采購需求進行審批

新建采購訂單

采購項目立項,錄入采購編號并根據采購信息生成采購單

采購流程管理

采購部門對央采集中采購目錄內的商品及服務,采購部門填寫采購平臺,協議,競價,電子反拍,并根據模板生成合同信息。

公開招投標,競爭性談判文件,采購部門根據流程發布信息,并通知供應商,供應商響應并提交招投標資料,采購部門公示招投標及競爭性談判結果,并發中標通知書信息。

單一來源采購公示,并管理采購流程步驟,供應商投標文件資料提交管理,

詢價采購,采購部門建立詢價采購單,選擇供應商并發出詢價函信息,供應商在規定的時間響應詢價信息并上傳報價信息及投標文件,選擇中標單位。(采購詢價函可以通過郵件發送供應商郵箱)

合同模板管理

管理不同類型的合同,協議書的模板信息

合同生成管理

根據采購項目的具體信息自動生成采購合同,并可以打印

合同信息管理

管理合同的各項基本信息(合同編號,合同金額,時間,相關單位信息等),合同信息與訂單信息關聯,能過互相通過編號信息查詢。

相關資料管理

進口申請書,免稅申請書,報關,清關,銀行信用證付款等資料信息提交管理

付款申請

需求部門根據項目的進展情況進行采購的付款申請管理

付款審批

經費管理部門對付款申請進行審批

設備驗收管理

采購部門對設備進行驗收處理,并填寫驗收單,驗收單可上傳附件及技術參數表。

采購信息歸檔

針對采購信息進行歸檔處理

采購信息查詢

需求部門,管理部門,采購管理部門可以根據采購信息的進行組合條件的信息查詢篩選采購訂單

信息通知提醒

信息發布

采購部門可以根據日常工作需求發布通知信息

信息瀏覽

需求部門,經費管理部門,供應商等可以瀏覽通知信息

信息統計

預算統計

各部門,項目、時間(季度,年度)的預算統計

預算使用統計

各部門,項目、時間(季度,年度)的預算總計,使用總計

采購部門及人員統計

根據部門,需求部門統計采購項目的次數及費用

采購分類統計

可以根據部門,時間(月,季度,年)統計央采集中采購,公開招投標,單一來源,詢價采購的采購次數和采購金額

供應商統計

供應商按月,季度,年的采購信息,并可以根據采購的金額進行統計排序。分2個層次,單位層次能過看到所有供應商的采購統計,供應商分部門的采購統計。部門層次可以查看到本部門下的供應商的采購統計信息。

采購進度統計

按部門,時間(月,季度,年)統計采購完成的項目數,金額,進行中的項目數,金額等進度統計

  4.2 供應商端功能

模塊

子模塊

說明

信息管理

公司信息

維護公司信息,并按要求上傳公司相應的資質文件,產品信息

信息瀏覽

瀏覽采購平臺發布的通知信息

業務管理

采購響應

針對采購部門發出的采購詢價信息進行響應

采購報價

針對采購管理部門采購詢價信息進行報價提交

備貨,發貨管理

在采購訂單狀態流程中提交設備備貨,發貨信息。

信息統計

采購狀態查詢

能過查詢參與的采購項目的目前的流程狀態

采購統計

統計采購詢價的項目數,實施的項目數,金額,完成的項目數,金額

五、項目案例
(登錄界面)


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